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情報共有はなぜ重要?共有の抜けや漏れを防ぎ効率化するためのポイントも解説

業種や業務内容を問わず、あらゆる組織にとって仕事の基本とも言えるのが情報共有です。適切な情報共有がなされていないと、社員同士の連携が取れなかったり、業務のノウハウやナレッジが社内に蓄積されなかったりといった問題が出てきます。
自社では日ごろから情報共有ができていると感じている組織でも、実際には細かい部分で抜けや漏れが発生している場合が少なくありません。
そこで本記事では、企業や組織にとって情報共有が重要である理由をあらためて振り返るとともに、基本的な情報共有の仕方や効率化するためのポイントもあわせて解説します。

  1. 「情報共有」の意味とは
  2. 企業や組織にとって情報共有が重要な理由
  3. 情報共有をする効果とメリット
  4. 基本的な情報共有の仕方
  5. 情報共有の効率化のポイント
  6. 情報共有がうまくいかない原因
  7. 情報共有をする際に気をつけること
  8. 情報共有はチーム・企業にとって重要

「情報共有」の意味とは

「情報共有」とは、社員一人ひとりが持っている業務上有益な情報や知識、ノウハウなどを、組織全体で共有することを指します。
企業規模が大きくなるほど社員の数も増え、さまざまな情報が各部署や担当者に分散されることになります。しかし、業務に必要なノウハウや情報が分散された状態のままでは、業務効率が悪化し生産性にも影響を及ぼすことになるでしょう。
組織やチーム全体の業務効率を改善し、生産性を向上させていくためにも情報共有は欠かせないものと言えるのです。

共有すべき情報の種類

ひと口に情報といっても、共有する内容によって「フロー情報」と「ストック情報」の2つの種類に分類されます。それぞれどういった情報を指すのか、身近な例も含めて解説しましょう。

フロー情報
フロー情報とは、短期間で価値が失われやすい情報のことを指します。一定期間のみ有効な情報が多いため、チャットやメール、カレンダーなどのようにアクセスしやすい場所・方法で管理するのが一般的です。フロー情報の代表的な例としては、タスクの期限や進捗状況、会議の日時などが挙げられます。
ちなみに、日々の営業報告などもフロー情報の一種と考えることができます。メールやチャットで報告を受けるケースも多いと思いますが、報告内容によってはフロー情報ではなくストック情報に分類されるものもあるでしょう。例えば、「◯◯というトークで成約に結び付いた」といった内容は営業ノウハウにあたり、ストック情報として蓄積していく必要があります。
ストック情報
ストック情報とは、フロー情報とは対照的に長期間にわたって価値が失われにくい情報のことを指します。フロー情報のように短期間で流れていく情報とは異なり、ストック情報はその名のとおり長期間にわたって蓄積(ストック)していくことが前提となります。ストック情報の代表的な例としては、業務のノウハウやナレッジなどが挙げられます。

フロー情報とストック情報を比較してみると、長期間にわたって価値が失われにくいという意味でストック情報の方がより重要であると捉えられることもあります。しかし、フロー情報も日々の業務を円滑に進めるために欠かせないものであり、どちらも重要な役割を果たします。

企業や組織にとって情報共有が重要な理由

そもそも、なぜ企業や組織のなかで情報共有を行う必要があるのでしょうか。その理由について2つのポイントを解説します。

業務の内容や進捗の可視化

1つ目の理由は、日々の業務の内容および進捗状況を組織・チーム内で可視化する必要があるためです。
情報共有がされないままになっていると、業務に必要な情報が特定の部署や担当者にのみ集中してしまいます。その結果、以下のような問題が生じる可能性があるのです。

  • 誰がどのような業務を行っているのかがわからない
  • 部署やチームで取り組むべき業務内容がわからない
  • 業務の進捗がわからない

特に、会社の規模が大きくなるほど組織が複雑化し、隣の部署がどういった業務をしているのかわからないといったケースは少なくありません。また、同じチーム内でも担当者レベルの業務内容が把握できておらず、「この内容は誰に相談すればいいのかわからない」といった事態にも陥るでしょう。
業務内容や進捗状況が可視化できていないと、さまざまな影響が出て業務そのものに支障をきたす可能性があるのです。
このような影響は、フロー情報が社内で適切に共有されていない場合に発生しがちです。

ノウハウの蓄積・活用

2つ目の理由は、これまで事業を通して得られたノウハウを自社に蓄積し、日々の業務に活用していく必要があるためです。
例えば、営業活動に不可欠な顧客リストや、顧客に刺さる営業トークの仕方など、業務を通して得られたノウハウやナレッジは、企業にとって財産とも言える存在です。
しかし、これらの情報が社内で共有されていないと、新たなプロジェクトや業務をスタートするたびに一からノウハウやナレッジを収集していかなくてはなりません。
過去の業務やプロジェクトを通して得られたノウハウやナレッジを蓄積しておけば、業務効率が向上し、短期間で成果を挙げられるようになるでしょう。
ノウハウの蓄積・活用は主にストック情報にあたり、継続的に情報を共有し蓄積していくことが自社の利益向上にもつながっていきます。

情報共有をする効果とメリット

社内で情報共有を徹底することにより、具体的にどういった効果やメリットが期待できるのでしょうか。それぞれのポイントに分けて詳しく解説します。

効果

属人化の防止
自社で得られたノウハウやナレッジを業務マニュアルにまとめ、組織やチーム内に展開することも情報共有のひとつです。
業務マニュアルを整備しておけば、人によって業務の進め方がバラバラになる心配がなく、属人化を防止できるでしょう。また、業務マニュアルが適切に整備されていれば、人事異動や退職、休職などがあったとしても業務の引き継ぎに時間を要したり、業務そのものが引き継げなくなったりする心配もなくなります。
業務の効率化
業務に必要なノウハウやナレッジが共有されず属人的な業務プロセスになっていると、ある社員は30分で終わる業務に、ほかの社員は1時間以上を要するといったこともあります。組織全体で見たとき、このような状態は非効率的であり、生産性も高いとは言えません。
社内で得られたノウハウやナレッジのなかから、最も効率的な方法を選択し情報共有することで、業務効率化が見込めると同時に生産性も向上していくでしょう。
情報共有自体の効率化については、「情報共有を効率化するには?3つの失敗パターンと成功ポイントを紹介」をご参照ください。
連携不足やミスの防止
業務のプロセスが属人化し、社員によって異なる手順で行われていると、作業品質がバラバラでミスも生じやすくなります。
さらに、組織やチーム内で情報共有が徹底されていないと、急な納期の変更や業務フローの変更などがあった場合に対処しきれなくなることもあるでしょう。
このように、作業品質を維持しミスをなくすと同時に、社員同士の連携不足を解消するためにも、情報共有は不可欠な取り組みと言えるのです。
日ごろから密な情報共有が行われ、社員同士が連携できていれば、ある社員が体調不良などによって休暇を取った場合でも、業務が滞るリスクを低減できるでしょう。

メリット

情報共有のメリットとしては、「チームの信頼関係強化」と「組織全体のスキルアップ」が挙げられます。

チームの信頼関係が強化
誰がどのような業務を行っているかを知ることと、部署やチームで取り組むべき業務内容とその進捗状況を知ることも情報共有の一環と言えるでしょう。
部署やチーム全体でどのように業務に取り組んでいるのかがわかれば、メンバー同士の連携も密になり、信頼関係が強化されます。
情報共有は組織やチーム内におけるコミュニケーションの活性化にもつながっていくのです。
組織全体のスキルアップにつながる
業務やプロジェクトのなかで得られたノウハウやナレッジを共有することで、組織全体の業務効率化が図れると同時に、生産性向上にもつながっていきます。
その結果、組織全体のスキルアップが実現でき、収益や利益率の向上も図れるでしょう。

なお、情報共有を行うメリットについては、「情報共有のメリットとは?メリットを最大化するポイントもあわせて紹介」でも詳しく解説しています。ぜひご参照ください。

基本的な情報共有の仕方

組織やチーム内で適切な情報共有を行うためには、どういった流れで進めていけばよいのでしょうか。情報共有の基本的な方法と流れを解説します。

情報共有で伝えるべき内容を取捨選択する

初めに、どのような情報を共有するのか、内容を決定します。
冒頭でも紹介した「フロー情報」と「ストック情報」に分類し、それぞれどういった情報があるのかをピックアップしてみましょう。
ここで重要なのは、普段の業務を振り返りながら、共有すべき情報にはどのようなものがあるのかを考えることです。ひと口に情報といってもさまざまな種類があるため、ひとりの担当者だけでは網羅できないこともあるでしょう。部署やチームの担当者全員で考えることで、漏れや抜けを防ぐことができます。

情報共有する手段を決める

次に、情報をどのように共有するか、具体的な手段を検討します。代表的な情報共有の手段としては、メールやチャット、口頭、電話などがありますが、これ以外にも書類やホワイトボード、クラウド上へのデータ格納といった手段もあります。
フロー情報、ストック情報ともに、共有したあとに情報を記録しておく場所を決めておくことも重要と言えるでしょう。
例えば、会議のスケジュールであればメールやチャットで連絡したあとにカレンダーへ登録しておいたり、業務のノウハウやナレッジについては業務マニュアルを作成したりといった方法があります。

情報共有の流れを決める

伝えるべき情報と手段を決定したら、情報を伝達・共有するまでの一連の流れを決めましょう。
例えば、業務に役立つ新たなノウハウやナレッジを得た場合、メンバーが個別に業務マニュアルに記載していくと反映した箇所がわかりづらくなることもあります。例えば、アナログなやり方なら、共有すべき情報をスプレッドシートなどにまとめておき、業務マニュアルの更新を行う担当者がそれをもとに修正・追記していく、といった方法があります。
正しい情報が適切に共有されるよう、無駄のない効率的な方法と流れを決めておくことが求められます。

なお、情報共有の効率的な方法についての詳細は、「情報共有の方法とは?スムーズな共有のための3ステップや適したツールなどをご紹介」をご参照ください。

情報共有の効率化のポイント

基本的な情報共有の方法や流れを把握できても、思うように情報共有ができないこともあります。そこで、情報共有を効率的に行うために、注意しておくべきポイントを解説します。

目的の明確化と周知

単に上層部から「情報共有を徹底する」といった指示があっても、その目的やメリットを社員一人ひとりが理解できていないと、運用が徹底されないこともあります。
そこで、まずは組織として情報共有に取り組む目的を明確にしておく必要があります。例えば、今回紹介したような「業務効率化と生産性の向上」「ノウハウやナレッジの集約」「業務における連携不足・ミスの撲滅」などが目的として挙げられるでしょう。
情報共有に取り組み始めた段階では多くの社員が意識していて運用が徹底されていたとしても、時間が経過するにつれて運用がなし崩し的に形骸化してしまうことも少なくありません。
組織として掲げた目的を実現するためにも、継続的に「情報共有を徹底すること」と発信し続けていくことも、重要と言えます。

コミュニケーションの活性化

情報共有は社員同士のコミュニケーションの活性化につながると紹介しました。これは逆説的に考えると、スムーズに情報共有を行ううえで社員同士のコミュニケーションが欠かせないことも意味します。
職場の雰囲気が重苦しく、社員同士が互いに気軽に話しかけづらい空気があると、自然とコミュニケーションがおろそかになってしまうものです。そこで、普段から上司やリーダー自らが積極的に声をかけるなどして、コミュニケーションの活性化を図っておくことも重要です。
コミュニケーションの活性化が図れるようになると、「こんな取るに足りないことは報告したり共有したりするまでもないだろう」といった意識がなくなり、あらゆる情報が早い段階で共有されるようになります。

ツールの導入・活用

メールや電話などで情報共有を行っていても、当事者同士の間で情報共有が止まってしまい、部署やチーム全体への共有がなされないことも考えられます。そこで有効なのが、情報共有に役立つさまざまなツールを導入し、使い分けることです。
ツールを導入することによって情報共有が効率化され、連携ミスの抑制が期待されます。
代表的なツールの例としては、会議日程の共有にはスケジュール管理システムやカレンダー、期限付きタスクの共有にはビジネスチャットツール、ナレッジ共有にはオンラインストレージやナレッジ共有ツールなどが挙げられます。
上記で挙げたツールのなかにはクラウド上で管理できるものも多く、インターネットにアクセスできる環境であればオフィス外からでも利用可能です。

情報共有がうまくいかない原因

さまざまなツールを導入し情報共有に活用しているつもりでも、なかなかうまく進まないケースも少なくありません。なぜ情報共有はうまくいかないのか、いくつか考えられる原因を紹介します。

コミュニケーションの問題

社内コミュニケーションは、情報共有を円滑に進めるうえで重要であると紹介しました。同僚や上司に対して気軽に相談や連絡ができない雰囲気が醸成されていると、「これくらいの内容は報告するまでもないだろう」「今、業務が忙しそうだからあとで報告しよう」といった意識を持ってしまうこともあります。
しかし、社員本人は取るに足りない内容だと考えていても、そのような情報の共有がなされていない、または遅れてしまうことで、業務に支障を来す恐れもあるのです。
コミュニケーションの問題は職場全体の雰囲気に左右されるだけでなく、社員同士の人間関係も大きく影響します。日々のコミュニケーションは情報共有の基盤とも言えることから、社内の雰囲気づくりや社員同士が思いやりを持ってお互いのことを理解しようとする姿勢が求められます。

情報共有の目的・メリットへの理解不足

情報共有の体制づくりを急ぐあまり、上層部や一部の担当者のみで情報共有のルールを作り、十分な説明のないままそれを現場に展開してしまうことがあります。しかしこのような場合、現場の社員はなぜそれを行う必要があるのかわからず、戸惑ってしまうでしょう。
また、情報共有の目的やメリットを社員が十分に理解できていなければ、ルールを守ろうという意識やモチベーションも向上しません。その結果、情報共有が徹底されずに終わってしまう場合があるのです。

ルールが不明確

単に「情報共有を徹底しよう」ということを掲げていても、ルールが不明確だと社員によって異なる方法で共有してしまうこともあります。
例えば、電話や口頭だけで情報共有をしても、当事者以外の社員には伝わらないこともあるでしょう。
さらに、社員によって共有すべき情報の認識が異なるケースもあります。他社製品の新製品に関する情報を入手したり、自分自身で考えた効率的な業務フローを発見したりした場合、情報共有のルールが不明確なままだと「これくらいの内容は共有するまでもないだろう」と考える社員もおり、有用な情報の共有がうまく進みません。

担当者の不在

情報共有は部署やチーム全員で取り組むことが大前提となります。
ただし、ルールや体制づくりなどは担当者を立て、その人が中心となって取り組むことでスムーズに進んでいきます。
ルールや体制づくりの担当者を決めないまま情報共有に取り組んでしまうと、社員によって情報共有の仕方や手順がバラバラになってしまい、連携がうまく進みません。また、ルールの順守されなくなり、情報共有の運用がなし崩し的にうまくいかなくなることも多いのです。

情報共有をする際に気をつけること

上記で紹介した原因による情報共有がうまくいかない問題を解決するためには、どういったことに注意すべきなのでしょうか。
情報共有を成功させるために、念頭に置いておきたい2つのポイントを解説します。

スモールスタートで始めて社内に成功事例を作る

情報共有に取り組み始めたばかりの段階では、スモールスタートを心がけることも有効です。全社、または部署全体でスタートするのではなく、まずはチーム単位や業務単位でスタートさせます。
スモールスタートを心がけることにより、情報共有の効率的な方法やルールなどが見えてくることもあります。また、改善すべきポイントが見えてきた場合にも、スモールスタートの段階であれば小規模なため、軌道修正や正しい対処がしやすいこともメリットです。
チーム単位や業務単位で情報共有に取り組み、安定した運用のための最善の方法が見つかったら、それを成功事例として社内へ展開し、課や部といった単位で徐々に規模を拡大していくとよいでしょう。

情報共有の目的・メリットへの理解不足

情報共有の体制づくりを急ぐあまり、上層部や一部の担当者のみで情報共有のルールを作り、十分な説明のないままそれを現場に展開してしまうことがあります。しかしこのような場合、現場の社員はなぜそれを行う必要があるのかわからず、戸惑ってしまうでしょう。
また、情報共有の目的やメリットを社員が十分に理解できていなければ、ルールを守ろうという意識やモチベーションも向上しません。その結果、情報共有が徹底されずに終わってしまう場合があるのです。

多機能なツールは導入しない

スモールスタートと並んで注意しておきたいポイントは、できるだけシンプルで使いやすいツールを選ぶことです。
例えば、会議日程の共有にはスケジュール管理ツールやカレンダー、ナレッジ共有にはオンラインストレージやナレッジ共有ツールなどが有効です。
ツールのなかには、さまざまな機能が詰め込まれたものも少なくありません。しかし、機能が豊富だからといってすべてを使いこなそうと考えると、情報共有のルールが煩雑化し混乱を招く恐れもあります。その結果、情報共有にばかり気を取られてしまい、肝心の通常業務が回らなくなってしまうリスクも生じます。
特にスモールスタートの段階では機能を限定し、すべてをツールで運用しないことも重要です。
クラウドシステムのなかには複数の機能が備わったツールも多いですが、そのような場合でも初めのうちは利用する機能を限定し、徐々に拡大していくことをお勧めします。

情報共有はチーム・企業にとって重要

今回紹介してきたように、情報共有を徹底することで社員同士の連携ミスを防げるほか、業務効率化や生産性向上にもつながります。また、万が一社員が休暇を取ったり、突然の人事異動などがあったりした際にも、スムーズに業務の引き継ぎができるようになるでしょう。
日々の業務で情報共有を徹底していると考えていても、実際にはルールが統一されていなかったり、非効率的な方法を取っていたりして、共有の漏れや抜けが発生している可能性もあります。ビジネスの基本とも言える情報共有は、部署やチーム、さらには企業全体にとって欠かせない重要なものです。この機会に、あらためて見直してみましょう。

なお、情報共有を効率化するためには、シンプルで使いやすいツールを導入するのが理想的です。
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