情報共有のメリットはさまざまですが、主に以下の6つにまとめられます。

業務内容の可視化、生産性向上

情報共有によって、誰が・いつ・どこで・何をしているかがわかるようになり、業務内容が可視化されます。それにより、何らかのトラブルが起こったときにも迅速に対応し、原因をスムーズに分析できるようになります。また、勤務時間外労働にも気づきやすく、時間外労働の超過が発生しそうになったような場合に、いち早く阻止することが可能です。社員のワーク・ライフ・バランスを保ったり有給取得率をアップしたりすると同時に、勤務時間内での生産性向上につなげることも期待できます。

コミュニケーションの活性化

情報共有を積極的に行うことで、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。情報共有にデジタルツールを使えば、ビジネスチャットやコメント、掲示板などの機能でリアルタイムに情報交換を行えるため、より盛んなコミュニケーションが見込めます。既読・未読が確認できたり、やりとりの履歴が残ってアクセスしやすかったりするツールなら、コミュニケーションエラーの防止につながります。

業務の属人化防止、標準化

特定の人しか情報を知らない状態では、「この人でなければこの仕事ができない」といった業務の属人化が発生する可能性があります。業務が属人化してしまうと、誰かに業務を分担したくても、担当者が「説明するのに時間がかかる」「自分でやった方が早く終わる」などと考えてしまい、一部の人に業務が集中してしまいかねません。そうなると、一部の人のキャパシティが企業のキャパシティとなってしまう、退職するとノウハウやナレッジが失われてしまうなどのリスクが生じます。

人材育成や引き継ぎがスムーズに

情報共有のためのツールなどでマニュアルを作っておけば、新しく入社・異動してきた人にもスムーズに業務内容を理解してもらいやすくなります。指導する側にとっても、新規メンバーに業務の知識を教えるための時間を削減できます。どうしてもマニュアル化できない部分のみマンツーマンで指導すればよく、人材育成や引き継ぎの効率化が実現します。

ノウハウやナレッジの蓄積・活用ができる

ある社員の持つノウハウやナレッジを、ほかの社員が活用できる情報として取り入れられるようになります。共有した情報は必要な社員がいつでも使えるようにしておけば、ビジネスの武器として活用できるようになるでしょう。個人ではなかなか見つけられなかったことでも、チームとして見つけることができれば、チームや企業全体の業績アップにつながります。

業務効率化につながる

情報の交換のために社内ミーティングを行うのは古くから行われてきたことですが、同じ時間に一堂に会してのミーティングは、業務の遂行をストップさせてしまいます。情報共有ツールなどを使い、各自がスキマ時間を使って情報を確認できるようにしておけば、本来のコア業務の時間に社内ミーティングの時間が割り込むことがなくなり、本来の業務も情報共有も効率化につながるでしょう。
情報共有を効率化するためのポイントについては、「情報共有を効率化するには？3つの失敗パターンと成功ポイントを紹介」をご覧ください。

紹介したように情報共有には多くのメリットがありますが、情報共有がうまくいかないケースも少なくありません。主に以下の2点が原因と考えられます。

情報共有に対する意識が低い

社内全体の情報共有に対する意識が低いと、そもそも情報共有があまり行われないといった事態になります。「情報共有の重要性を知らないため、誰も積極的にノウハウやナレッジを発信しない」「どういったことを発信すればいいのかわからず、ほかの社員にも有用な情報を抱え込んでしまう」などといったことが起こります。特に成果主義を取り入れている会社においては、自分のノウハウやナレッジを共有すると自身の売り上げに影響してしまうと考え、積極的な情報共有が行われないこともあります。

情報共有しやすい環境が整えられていない

情報共有の重要性がわかっていても、方法が統一されていなかったりわかりにくかったりと、情報共有を気軽にできないケースがあります。そうすると、情報が集まりづらく、情報の積極的な活用も行われにくくなります。

情報共有のメリットを得るためには、情報共有をスムーズにする必要があります。以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

情報共有の重要性を周知する

情報共有に対して社員の理解に格差があると、社内での情報共有は失敗しやすくなってしまいます。また、情報共有について説明のないままルールを一方的に決められると、非協力的な社員も出てきて、中身のない情報共有になりがちです。
自発的な情報共有のためにも、情報共有の重要性を全社員に周知する必要があります。その際、情報共有によって作業工数がどれだけ減らせたか、実際に営業活動や顧客対応でどのような成果を上げたかなどの成功事例を共有すると、社員のモチベーションが高まり、情報共有の質が向上しやすくなります。

効率的に情報共有できる環境を整える

情報共有を実施するときに大切なのは、ほかの業務の負担にならないよう、いかに短時間ですませるか、短時間のなかでも効果をもたらす内容の情報を残せているか、といった点です。それには情報共有の文化や統一ルールを定着させることが重要です。個人の裁量に任せず、テンプレートを作るなどして情報共有の方法を標準化し、手間を最低限にして情報共有できるようにしましょう。
また、ツールの活用も積極的に検討したいところです。社内の情報共有スピードが向上するとともに、チャットやコメント機能などが備わったツールなら、リアルタイムで情報共有をしやすくなるでしょう。電子メールや社内ミーティングなどで情報共有する場合と比べ、複数人で情報共有する際の手間や時間が省けるほか、送信忘れや伝え忘れのリスクを減らせます。
テンプレートを作ったり簡単に情報共有できるツールを用意したりするなど、情報共有しやすい環境を整えておく必要があります。情報共有をするために、会社側で下げられるハードルは可能な限り下げておきましょう。

段階的な導入、定期的な改善を行う

情報共有の最適な方法は、業務内容や部署によって異なります。初めに少人数のチームや部署で実施し、ある程度改善を行ってから対象を全社に広めると、失敗のリスクを低減できます。運用を始めてからも、定期的に問題点や効果を検証し、改善を繰り返して最適化を図っていきましょう。

情報共有ツールを利用することで、どのようなメリットが得られるかを紹介します。

情報共有の効率化

情報共有で得られるメリットにはさまざまなものがあります。ただし、情報共有に対する意識が低かったり環境が整えられていなかったりすると、共有がうまくいかず、本来得られるべきメリットが得られません。まずは情報共有の重要性を周知し、共有しやすい環境を整えることから始める必要があります。
その際、情報共有を効率化するツールの活用も積極的に検討したいところです。

「キメゴト」は、社内ルールやナレッジ・ノウハウを一元管理し、簡単に共有することが可能な情報共有ツールです。誰でも手軽に情報の提供ができ、誰もが手軽に情報を入手することができるため、情報共有にかかる手間や労力の削減につながります。
コメント機能がありリアルタイムでコミュニケーションができるほか、ルールの作成・共有の際には社員に自動でメールが送られ、共有漏れを防げます。

その他、キメゴトの魅力は以下からご確認いただけます。無料プランもありますので、まずはお気軽にお試しください。
キメゴト｜社内ルールを一元管理・簡単共有