社内で効率良く情報共有するには何らかのツールを利用することが多いでしょう。ツールの活用がうまくいかないことが、情報共有の失敗につながります。3つの失敗パターンを紹介します。

ツール自体が使われない

そもそもツールが使えない、あるいは使い方をレクチャーしても「何となく使い慣れないから」と使わないという人もいます。特に管理職など重要な立場にいる人がツールを使わなければ、その下で働く部下たちも自然と使わなくなりがちです。

ツールが浸透しない

共通の運用ルールが定められていない場合、人によってツールの使い方が異なり、情報共有がうまくいかないケースがあります。同じ情報共有ツールを使っていても、バラバラな共有方法では、誰もが一様に必要な情報に必要なタイミングでたどり着くといったことが、難しくなります。

以上のような失敗パターンに陥らないためには、「人や環境を整える」「共有する情報の整理・運用ルールの策定」などの対策を講じ、情報共有を効率化することが求められます。次章で、順番に紹介します。

情報共有を効率化するには、まずは次のようにして、情報共有をしやすい土台をつくることが大切です。

情報共有のメリットの理解を促す

情報共有することで得られるメリットを社員に周知し、理解を促します。情報共有のメリットや必要性がわからないままでは、なかなか実際の行動に結び付きません。
情報共有には、例えば以下のようなメリットが挙げられるでしょう。

• 業務上有効なノウハウやナレッジの共有につながる
• 人材育成にかける時間を短縮できる
• わからないことがあった際に誰もが関連の情報を探しやすくなる

情報共有の最も大きな目的は、ノウハウやナレッジの共有です。個人が持っている情報を誰でもいつでも使える状態にしておくことで、人材育成にかける時間を短縮したり、わからないことがあったときに簡単に答えを見つけたりすることも可能になります。
情報共有で得られるメリットについて、詳しくは「情報共有のメリットとは？メリットを最大化するポイントもあわせて紹介」をご覧ください。

情報共有する環境を整える

情報共有しやすい環境のポイントは、人間関係など組織内の雰囲気と、スムーズに情報共有できる仕組みの2つになります。
ノウハウやナレッジを幅広く共有するためには、役職や職種に関係なく誰でも気軽に情報を提供し、情報を活用できる雰囲気を、普段からつくっておく必要があります。周囲とは異なる意見や情報を発信しても、理不尽な批判や酷評を受けることはないといった、心理的安全性の担保も求められます。
また、情報共有の仕組みが複雑になってしまうと、共有したいことがあってもなかなか実際に行動に移せません。シンプルで誰でもわかるような情報共有のための手順やルールを定め、負担なく情報共有ができる環境を整えることが大切です。

情報共有の推進に貢献したメンバーの評価を行う

多くの社員にとって情報共有は普段の業務のオプションであり、直接的なメリットがないとプラスアルファの業務として定着しにくい傾向があります。そこで、情報共有の推進に貢献したメンバーを評価する制度をつくるなど、情報共有に対して直接的なメリットを感じてもらう工夫が必要です。
例えば、情報共有を行った回数を業務の評価対象に含めるのもよいでしょう。その際、共有した情報の内容ではなく、情報共有を「行った」という行動を評価するようにすると、積極的な情報共有につながりやすくなります。

情報共有の重要性については、「情報共有はなぜ重要？共有の抜けや漏れを防ぎ効率化するためのポイントも解説」をご参照ください。

実際に共有する情報の整理や運用方法などのルールを策定しておくと、スムーズな情報共有につながります。

アナログな情報共有の棚卸し、デジタル化の検討

情報共有には、アナログとデジタルの2つの方法があります。

• アナログな情報共有……紙の資料を配る、ホワイトボードに書き込む、対面でミーティングを行うなど
• デジタルな情報共有……チャットツールや掲示板、情報共有ツールなどに書き込むなど

アナログによる情報共有は、初期導入コストが比較的かからない、パソコンを活用しない職場でも利用しやすいなどのメリットがあります。
しかし、リアルタイムでの情報共有や素早い情報の修正などには向いていません。また、紙での印刷コストがかかる、対面でのミーティングには時間的なリソースが大きく割かれるなどのデメリットもあります。
アナログな方法をデジタルな方法に移行していくと、より効率的な情報共有ができるようになります。アナログでないと業務に支障が出るというものを除き、デジタルツールで代用できないか検討しましょう。デジタルツールを導入することで、テレワークやリモートワークなどを含む多様な働き方にも対応できます。

情報を一元化、検索性を高める

誰でも必要な情報にすぐにたどり着けるよう、情報は一元化し、検索性を高めておくことが大切です。情報を一元化すると、検索や管理が簡単になり作業時間を短縮できます。また、チームごとや部門ごとなど枠組みにとらわれない情報の管理が可能になるため、コミュニケーションの活性化につながり、組織としての意思決定が迅速に行えるようになるでしょう。

運用ルールはシンプルに

情報共有の方法や運用自体が面倒なものでは、なかなか情報共有に至りません。シンプルな運用ルールを定めることで、情報共有を活性化できます。「いつ・誰に・どのように情報を共有すればよいのか」など一定のルールを設けると、情報共有が習慣化されやすくなります。情報を共有する際に決められた項目を埋めればいいだけのテンプレートを作っておく、共有する情報にはわかりやすいカテゴリ分けをするなども、効果的です。

情報共有しやすいツールの導入

情報共有を効果的・効率的に行うためには、情報共有ツールの導入が必要になります。社内連絡を主な目的とした「チャットツール」や各プロジェクトを管理する「タスク管理ツール」、各自のスケジュールを閲覧・管理できる「カレンダーツール」など、どんな目的でどのように情報を共有したいかで、ツールを選ぶとよいでしょう。

情報共有を効率化するためにはツールの導入は必要になりますが、導入してもツールが使われなかったり使い方が人によって異なったりするなどで、効率化につながらないケースも少なくありません。
そうならないようにするには、情報共有のメリットを周知する、共通の運用ルールを策定する、そして何より、シンプルで誰もが使いやすく、自社に必要な機能を有したツールを選択することが大切です。

社内ルールの一元管理・共有ができる「キメゴト」は操作がシンプルで、「人によって使い方が異なっていた」といった事態になりづらいツールです。
コメント機能や承認機能があり、使用するツールや手段がばらばらになるリスクも抑えられます。さらに、ルールを作成したり変更したりした際はメールで通知され、共有漏れを防止。バージョン管理機能により、どの情報が最新なのかも一目瞭然です。
無料プランもありますので、ぜひお気軽にお試しください。
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