以下の3つのステップで情報共有を行うと、スムーズに進められます。

必要な情報を明確にする

まず、共有すべき情報を整理しましょう。「情報共有によってどのようなゴールを得たいのか」「そのためにどんな情報を共有するのか」などを明確にします。情報共有する目的や共有すべき情報などは社内に周知し、全社で理解しておく必要があります。

情報共有の方法（ツール）を決める

上記で必要な情報を明確にしたら、その情報を共有するためにどのような方法を使うかを決めましょう。口頭や紙ベースでの情報共有は情報を紛失してしまう恐れがあるほか、誰でも必要なタイミングで情報にアクセスしづらく、情報共有の意義が薄くなる可能性があります。そのため、スムーズに情報共有を行うには、何らかのツールを使うことになります。情報共有に使えるツールにもさまざまな種類がありますので、どのツールを使うのかをここで決定します。

情報共有のルールを策定し、周知する

情報共有を円滑に行うためには、共有すべき情報や共有方法などについてルールを決める必要があります。情報共有のタイミングや共有する情報の種類、使用するツールの種類、共有した情報をどのように記録しておくか、全体的な取りまとめを行う責任者は誰なのかなどをまとめます。ルールが決まったら社内全体に周知し、浸透させなくてはなりません。「ルール」自体も共有すべき大切な情報です。誰でもいつでも参照できる形で保存しておきましょう。

情報共有を行う際には、以下の3つのポイントを意識しましょう。

情報共有の目的を明確にする

まず、何のために情報共有を行うのかをはっきりさせましょう。ナレッジを共有して生産性を向上させる、時間や労力などの無駄を削減するなど、情報共有を行いたい背景には何らかの改善したい課題があるはずです。明確にした情報共有の目的は、社内で理解してもらうよう周知することも忘れずに行います。情報共有に対する社員の意識を高めることにつながります。

雰囲気づくりをする

情報共有を活性化するためには、チームの心理的安全性を高めて、情報共有しやすい雰囲気をつくることも重要です。情報共有することで理不尽に批判されないことはもちろん、多くの情報を共有した社員にインセンティブを与えるなど、情報共有を積極的に行うことが推奨されるような雰囲気を普段からつくっておきます。

社内の課題に合わせたツールを使う

社内の現状を確認し、何が課題なのかを把握するだけでなく、どのような対策が必要なのかまで洗い出しましょう。情報共有に使えるツールはさまざまにありますが、ツールを導入したからといって、それが課題解決につながらなければ意味がありません。ツールごとに使える機能は異なります。自社が抱える課題に合ったツールを選定することが重要です。

共有すべき情報は、大きく2種類に分類されます。1つ目は、相談事項やタスクの期限など、短期間で消費される「フロー情報」です。2つ目は、プロジェクトの中で蓄積されたノウハウのように、時間がたっても価値が変わらず、アーカイブされていく「ストック情報」です。
それぞれに適した情報共有ツールは違ってきますので、まずはそこを押さえておきましょう。

フロー情報に適した情報共有ツール

フロー情報は、流れていくイメージの情報です。時間経過とともに消えていくその場限りの情報が多く、瞬間的に活用されます。そのため、以下のような情報共有ツールが適しています。

• チャットツール（チャット機能に加え、タスク管理やファイル管理など多様な機能を持つツール）…Slack、Chatworkなど
• オンライン会議ツール（インターネットを通じて音声・映像のやりとり、資料の共有などができる、会議を行うためのツール）…Zoom、Google Meetなど

ストック情報に適した情報共有ツール

ストック情報は文字どおり蓄積されていく情報のことで、時間経過によって消えることなく、どんどん積み重なって増えていきます。情報資産として蓄積し、活用されていく情報がこれに当てはまります。
ときには、フロー情報からストック情報が生まれることもあります。このような場合には、フロー情報を管理するツールから、ストック情報を管理するツールへ移行できるとよいでしょう。ストック情報を管理するためには、以下のような情報共有ツールが適しています。

• オンラインストレージ（インターネット上に提供される情報の保管・共有ができるスペース）…Google Drive、Dropboxなど
• ナレッジ共有ツール（ナレッジを一元管理できるツール）…NotePM、Notionなど

情報共有ツールを利用することで、どのようなメリットが得られるかを紹介します。

情報共有の効率化

情報共有ツールを利用すると、メールにように送信アドレスをその都度入力せずに、情報を発信することが可能です。同じツール上で文書の編集・閲覧ができるため、ツール上で文書を作成し、その場で複数人に共有することも可能です。共有したいメンバーとデータフォーマットの設定ができ、バラバラなファイル形式を統一したりする負担もありません。
以上のように、情報共有を効率化できることが最大のメリットと言えます。
情報共有の効率化については、「情報共有を効率化するには？3つの失敗パターンと成功ポイントを紹介」もご参照ください。

オンボード時間の短縮

情報共有でナレッジを蓄積しておくことで、人材育成や引き継ぎがスムーズになります。指導する側は、同様の質問を何度もされて手を止めるといった事態を避けられます。通常の作業手順はもちろん、イレギュラーな場合の対応、失敗例、業務に取り組む際のポイントなどをまとめておけば、人材育成にかかる時間を大幅に減らすことが可能です。

コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットツールなどでリアルタイムに社員同士が情報交換を行うことで、自然とコミュニケーションの場が生まれます。ツールの利用で、わざわざ電子メールを作成しアドレスを入力してまで行いたいとは思わないような雑談もしやすくなります。また、電話のように「今かけても作業の邪魔にならないか？」などといったことを気にする必要はなく、気軽にメッセージを送ることができます。相手に働きかけるハードルが低く、社員同士のコミュニケーション活性化につながります。

社内における情報共有をスムーズにするには、必要な情報を明確にし、情報共有のためのツールを決め、情報共有のルールを策定・周知することから始めます。社内の課題や、共有すべき情報の種類などから、自社に合ったツールを選択することが大切です。

社内ルールの周知・一元管理ツール「キメゴト」も、有効な情報共有ツールのひとつとしておすすめします。必要な情報をシンプルかつ見やすいボード形式で表示でき、情報が作成・更新された場合はメールで通知するため、最新情報の共有漏れを防げます。
社内での情報共有にお悩みなら、ぜひ導入をご検討ください。
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